Dans le cadre de la gestion des astreintes et la prise en charge des frais de transport pour les collaborateurs, le service Paie souhaite créer un canal informatisé et industrialisé de collecte d’infos pour, d’une part ; fiabiliser le contenu des informations reçues, fiabiliser la saisie des données en paie, assurer une un circuit de validation par workflow facilitant la transmission d’infos et leur rapidité, collecter les pièces justificatives (sous format PJ, Scans… etc.). Actuellement, - Les astreintes : il s’agit d’un formulaire d’astreintes sous format Excel (exemplaire en PJ), saisie à la semaine, avec un certain nombre d’informations telles que l’identification du collaborateur, le nombre d’heures d’astreintes, générant ainsi un montant à payer, le formulaire est ensuite transmis à son manager/assistantes . Après validation le fichier Excel est envoyé à la Paie qui le saisi ensuite soit manuellement soit via fichier d’import (lorsque cela est possible). Ce process ainsi que le formulaire peuvent être éventuellement simplifié dans la mesure du possible. - Dans tous les cas, la Paie doit recevoir les fiches justificatives des astreintes pour justifier ce qu’on « paie ». - Justificatif des transports : il s’agit d’un justificatif original (Scanné sous pdf ? ) que les collaborateurs doivent transmettre à la Paie (avant la fin de la saisie des données de variables, généralement avant le 10 et le 13 du mois). Nous souhaitons donc un outil léger qui serait capable de répondre à ces 2 demandes. Que le service paie puisse disposer et générer un fichier facilement contrôlable par les gestionnaires de Paie, sous un format qui peut être importé dans le logiciel de paie. L’outil doit être facile à manier, qui ne demande pas une mise en place ou une maintenance très lourde. ---- Voici la même demande simplifié par le DRH : un outil qui permettrait de créer des formulaires (ASTREINTES, ABSENCES, TRANSPORT) ou le collaborateur indiquerait soit un montant soit des dates pour les absences, pourrais mettre un pièce jointe, le gestionnaire devrait alors valider que le document reçu est conforme et pourrait valider une date de paiement (par défaut celle du mois), ainsi toutes les demandes validées de même type constituerait un fichier de chargement en paie. >>>> APPLI WEB utilisable via smartphone.