Module Demande de recrutement en ligne à integrer dans l'Intranet existant.

Objectif : faciliter la démarche de recrutement en mettant à disposition sur notre intranet une application permettant à plusieurs intervenants d'effectuer ou de valider des demandes, selon leur rôle respectif.

Population visée : responsables d'équipes, fonction RH, Direction Générale.

Accès restreint au service par création d'un groupe d'utilisateurs spécifique sous notre intranet.

Gains attendus :

- rapidité et facilité de création des demandes,

- transmission des demandes plus aisée,

- meilleure information des différents interlocuteurs (workflow permettant de connaître à tout moment l'état de chaque demande),

- diminution de l'utilisation de papier,

- archivage en ligne, et historique des demandes ("traçabilité"),

- possibilité d'avoir des statistiques sur les opérations effectuées,

- possibilité de gérer plus facilement différents niveaux de confidentialité,

- au final, raccourcissement des délais .

Mise en place souhaitée : Juin 2009.

Caractéristiques de l'application :

FRONT OFFICE

   L'outil de front-office permet aux différents utilisateurs : demandeur,

   valideur, fonction RH, Direction Générale, de créer une demande de

   recrutement ou d'intervenir sur une demande au cours de son processus.

   Le front-office devra offrir deux options :

   --> créer une demande de recrutement,

   --> consulter/modifier les demandes en cours.

   Pour chaque utilisateur, la consultation est limitée aux demandes sur

   lesquelles il a une visibilité : ses propres demandes, ou les demandes

   pour lesquelles il peut avoir une action de validation.

   Ci-dessous, le détail du processus complet depuis la création de la

   demande jusqu'à son classement final.

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   Etape 1 : création de la demande

  Zones pré-renseignées : prénom, nom, adresse e-mail du demandeur

  (fournies par notre intranet).

  Action du demandeur :

  1 - saisie de l'intitulé du poste.

  2 - choix dans une liste de la famille de fonction, puis choix de la

  fonction. Affichage de la classe et du statut.

  3 - saisie de la Direction (choix dans une liste), de la Structure,

  du lieu de travail (choix dans une liste).

  Remarque : actions 2 et 3 gardées en mémoire d'une session à l'autre

  (cookie activé).

  4- choix du type de contrat : CDD, CDI, intérim ou stage.

  5 - saisie des éléments afférents au type de contrat sélectionné

  6 - choix du nombre de validations (généralement 1 à 3 en fonction de

  la position du demandeur dans l'entreprise) et saisie des coordonnées

  des valideurs (action gardée en mémoire d'une session à l'autre).

   Etape 2 : envoi et stockage de la demande

  Envoi par le demandeur. Une alerte e-mail (avec url d'accès à la

  demande en ligne) est transmise :

  - aux chargés de gestion RH enregistrés en Back-Office.

  - au 1er valideur pour action.

  - aux valideurs suivants pour information.

  La demande est stockée en base de données, elle est accessible :

  - en lecture, au demandeur et aux valideurs n'étant pas en étape de

  validation,

  - en écriture (modification), au valideur en étape de validation et

  aux chargés de gestion RH.

   Etape 3 : validations

  A chaque étape de validation, le valideur concerné

  - écrit un commentaire (optionnel)

  - affecte un statut à la demande :

  1. accordé --> la demande passe au niveau de validation suivant, pour

  lequel elle devient accessible en écriture

  2. refusé --> la demande est clôturée

  3. attente d'informations complémentaires --> la demande repasse au

  niveau précédent

   Etape 4 : validation RH

  Après validation des niveaux précédents, la demande passe en

  validation RH. Dès la création de la demande en étape 1, les chargés

  de gestion RH ont été informés par e-mail de l'action, et sont

  également informés de chaque étape de validation. Là encore, un

  statut doit être affecté :

  1. accordé --> la demande passe au niveau de validation suivant (DG)

  2. refusé --> la demande est clôturée

  3. attente d'informations complémentaires --> la demande repasse à un

    des niveaux précédents, par défaut le dernier niveau, mais la demande

  peut également retourner jusqu'au demandeur si nécessaire. Dans ce

  cas, elle devra repasser par l'ensemble du processus de validation

  déjà défini.

  Remarque : les chargés de gestion RH sont supposés intervenir

  uniquement après validation des niveaux précédents, mais il peuvent

  aussi si nécessaire rajouter des commentaires à tout moment.

  Chaque nouveau commentaire doit être clairement identifié par rapport

  au précédent, avec date repère.

   Etape 5 : validation DG

  Après validation RH, la demande passe en validation DG. Les

  caractéristiques de cette étape sont identiques à la validation RH.

  S'ajoute en cas d'accord, le choix de la décision de recrutement :

  intra Société, interne groupe, ou externe.

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   Eléments complémentaires concernant le front-office :

   - à chaque évènement sur une demande, des e-mails sont adressés aux

   utilisateurs concernés afin que chacun prenne connaissance des

   changements intervenus sur la demande. Ces e-mails doivent comporter un

   résumé de la dernière action, et un lien permettant d'accéder

   directement à la consultation de la demande en ligne.

   - l'interface de consultation des demandes de recrutement doit permettre

   de lister les demandes effectuées ou en cours, avec la possibilité de

   filtrer les réponses par période, type de contrat, demandeur, valideur,

   statut...

   - à tout moment, il doit être possible d'éditer chaque demande au format

   PDF.

   - il faut également prévoir à chaque niveau la possibilité pour

   l'utilisateur d'inclure des commentaires non visibles par les niveaux

   précédents, mais seulement par les niveaux supérieurs (système de

   commentaire "privé" par opposition au commentaire par défaut, de type

   "public")

FRONT OFFICE

   L'outil de front-office permet :

   - de paramétrer l'application : stockage en base des chargés de gestion

   RH, des fonctions, lieux de travail, etc.

   - de permettre à la fonction RH de disposer d'un espace privatif, dans

   lequel il sera possible de compléter les demandes par des informations

   concernant les candidatures, le suivi des dossiers et les recrutements

   suite aux demandes. Le chargé de gestion RH pourra également autoriser

   des utilisateurs sélectionnés à accéder à ce informations.

   - de consulter des statistiques sur les demandes : nombre de demandes

   par entité ou par période, nombre d'accord, nombre de refus, durée des

   processus, répartition recrutements intra Société / interne groupe / externe,

   etc.

Nature du projet : Ce projet est un projet concret, mais réalisation incertaine

Commentaire de l'administrateur : Ce client a été vérifié par téléphone par Progonline. Il est sérieux, tout autant que son projet. Ce projet a de grandes chances de se concrétiser, à condition de recevoir des offres pertinentes de la part des prestataires.